Με την υπ’ αριθμ. 28153/126 Απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας και τη διευκρινιστική Εγκύκλιο του Υπουργείου με αριθμ. Πρωτ. 31398/05-09-2013, κωδικοποιείται και τροποποιείται η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής στοιχείων προσλήψεων, αποχωρήσεων κ.λπ. στο πληροφοριακό σύστημα διασύνδεσης ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ με την ονομασία “ΕΡΓΑΝΗ”.
Η σημαντικότερη μεταβολή αφορά στην υποχρεωτική αναγγελία του Εντύπου Ε8, για τη γνωστοποίηση της υπερωριακής απασχόλησης, ηλεκτρονικά, από 01/10/2013.
Αναλυτικότερα, η Υπουργική Απόφαση:
Θεσπίζει την υποχρέωση ηλεκτρονικής υποβολής στοιχείων για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας Ιδιωτικού Δικαίου. Όπως αναφέρεται και στη διευκρινιστική Εγκύκλιο, η διαδικασία καθίσταται υποχρεωτική για τα φυσικά και νομικά πρόσωπα κερδοσκοπικού και μη χαρακτήρα Ιδιωτικού και Δημοσίου Τομέα, που απασχολούν προσωπικό με σχέση εξαρτημένης εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου.
Eξαιρούνται οι εργοδότες:
- Που έχουν λάβει περισσότερων του ενός ΑΜΕ από το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ
- Που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο πληροφοριακό σύστημα και
- Εργοδότες οικοδομοτεχνικών έργων.
Ορίζει τα έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά και τη διαδικασία υποβολής τους. Συγκεκριμένα, υποβάλλονται ηλεκτρονικά τα έντυπα:
Ε3. Αναγγελία πρόσληψης. Υποβάλλεται το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης, πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.
Ε4. Πίνακας Προσωπικού. Οι συμπληρωματικοί πίνακες ως προς τις νέες προσλήψεις υποβάλλονται στις ίδιες προθεσμίες με αυτές της αναγγελίας πρόσληψης. Οι πίνακες για τη μεταβολή αποδοχών υποβάλλονται εντός 15 ημερών από τη μεταβολή, ενώ σε περίπτωση τροποποίησης ωραρίου ή οργάνωσης του χρόνου εργασίας, υποβάλλεται τροποποιητικός πίνακας την ίδια ημέρα ή το αργότερο εντός 2 εργάσιμων ημερών.
Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης. Υποβάλλεται εντός 8 ημερολογιακών ημερών.
Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση). Υποβάλλεται εντός 8 ημερολογιακών ημερών και υπάρχει υποχρέωση επισύναψης ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου καταγγελίας με τις υπογραφές εργαζόμενου και εργοδότη ή σε περίπτωση μη υπογραφής της καταγγελίας από τον εργαζόμενο, εγγράφου έκθεσης επίδοσης δικαστικού επιμελητή.
Ε7. Βεβαίωση-Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου. Υποβάλλεται εντός 8 ημερολογιακών ημερών.
Ε8. Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης. Από 01/10/2013 καθίσταται υποχρεωτική η ηλεκτρονική υποβολή του συγκεκριμένου εντύπου. Το έντυπο αφορά σε γνωστοποίηση των ωρών υπερωριακής απασχόλησης που πραγματοποιήθηκαν τον προηγούμενο μήνα και υποβάλλεται έως τη 15η του επόμενου από την πραγματοποίησή τους, μήνα.
Ε9. Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης ή / και εκ περιτροπής εργασία. Υποβάλλεται εντός 8 ημερολογιακών ημερών.
Ε10. Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας.
Καθορίζει ότι καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση στο πληροφοριακό σύστημα, μισθού ή ημερομισθίου μικρότερου από το νομοθετικά καθοριζόμενο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο, με βάση την απασχόληση του εργαζόμενου (πλήρης ή μερική).
Καθίσταται αδύνατη η υποβολή εντύπων που δεν συνοδεύονται από τα προβλεπόμενα νομιμοποιητικά έγγραφα, όπου αυτό απαιτείται (π.χ. άδεια διαμονής για υπαλλήλους τρίτων χωρών, βιβλιάριο ανηλίκου κ.λπ.).
Στις περιπτώσεις δυσλειτουργίας του ηλεκτρονικού συστήματος, το ΣΕΠΕ και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές τους υπηρεσίες, οι οποίες καθορίζουν, κατά περίπτωση, προθεσμίες υποβολής των εντύπων. Οι σχετικές προθεσμίες γνωστοποιούνται μέσω διαδικτύου.
