Είναι γεγονός ότι ο χρόνος δεν παύει ποτέ να κυλάει και δυστυχώς ή ευτυχώς δεν γυρνάει ποτέ πίσω. Η λάθος διαχείριση του χρόνου μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες τόσο σε προσωπικό όσο και σε επαγγελματικό επίπεδο. Επομένως, μια αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι πολύ σημαντική προκειμένου να τον αξιοποιείτε έξυπνα και αποδοτικά.
Η διαχείριση χρόνου είναι η διαδικασία κατά την οποία ένα άτομο συντονίζει τις υποχρεώσεις του και τις δραστηριότητες του με σκοπό τη μέγιστη αποτελεσματικότητα των προσπαθειών του. Η σωστή διαχείριση χρόνου μας βοηθά να ολοκληρώνουμε τις εργασίες μας σωστά και σε λιγότερο χρόνο.
Υπάρχουν πολλά tips για να το πετύχει κανείς. Συγκεντρώσαμε τα 6 πιο σημαντικά από αυτά που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.
1. Μάθετε Πώς και Πού Ξοδεύετε το Χρόνο σας
Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε μια αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι πρώτα από όλα να αναλογιστείτε πού τον καταναλώνετε μέσα στο οράριο εργασίας σας. Καταγράψτε με ειλικρίνεια για μερικές μέρες πώς και πού ξοδέψατε τον χρόνο σας στη δουλειά. Με τον τρόπο αυτό θα έχετε επίγνωση που θα πρέπει να εστιάσετε προκειμένου να πετύχετε την καλύτερη διαχείριση χρόνου.
Επιπλέον με τον τρόπο αυτό, θα αποκτήσετε μια πιο ακριβή αίσθηση για το πόσο χρόνο χρειάζονται ορισμένοι τύποι εργασιών. Τέλος, αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την ώρα της ημέρας που είστε πιο παραγωγικοί. Επομένως, θα ξέρετε πότε να εργαστείτε στα έργα σας που απαιτούν τη μεγαλύτερη εστίαση και δημιουργικότητα.
2. Δημιουργήστε ένα Ημερήσιο Πλάνο
Είτε στην αρχή της εργασίας, πριν ασχοληθείτε με οτιδήποτε άλλο, είτε από την προηγούμενη ημέρα, καλό θα ήταν να καταγράφετε σε ένα πλάνο όλες τις εργασίες που έχετε να κάνετε κάθε μέρα. Φροντίστε να είστε ρεαλιστές και να θέτετε στον εαυτό σας εργασίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσα στην ημέρα. Κάθε φορά που θα ολοκληρώνετε κάποια από τις εργασίες σας, σβήστε την από τη λίστα και προχωρήστε στην επόμενη.
Το να έχετε συγκεντρωμένες όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνετε, σας βοηθάει να μην παραλείψετε καμία και να υπολογίζετε καλύτερα το χρόνο που σας απομένει για την ολοκλήρωσή τους. Θα διαπιστώσετε ότι ο χρόνος που αφιερώνετε για να δημιουργήσετε ένα σαφές πλάνο δεν είναι τίποτα σε σύγκριση με τον χρόνο που θα χάσετε μεταξύ των εργασιών χωρίς σχέδιο.
3. Ορίστε Χρονικά Όρια στις Εργασίες σας
Μέρος του καθημερινού σας πλάνου θα πρέπει να είναι και η οριοθέτηση του χρόνου για κάθε εργασία. Με τον τρόπο αυτό, προκειμένου να είστε εντός του χρονικού πλαισίου θα είστε πιο συγκεντρωμένοι και αποφασισμένοι να τελειώσετε την εκάστοτε υποχρέωσή σας.
Στην αρχή αυτό ίσως σας φανεί δύσκολο, ή και να μην μπορείτε να υπολογίσετε ακριβώς το χρόνο που χρειάζεται. Μετά από κάποιες μέρες όμως και υπολογίζοντας κάθε φορά το μέσο όρο που σας παίρνει η ολοκλήρωση κάθε εργασίας σας, θα είστε σε θέση να υπολογίζετε ακριβέστερα τον απαιτούμενο χρόνο.
4. Χωρίστε τις Εργασίες σας Ανάλογα με το Είδος τους
Είναι πολύ βοηθητικό για την αποτελεσματική διαχείριση χρόνου σας, να βάζετε μαζί τις όμοιες εργασίες σας. Αναλάβετε, για παράδειγμα, να απαντήσετε στα email σας και να κάνετε ορισμένες κλήσεις σε συγκεκριμένο χρόνο μέσα στη μέρα σας. Αν τρέχετε ανά διαστήματα στα εισερχόμενα email σας, μπορεί να αποσπάται η συγκέντρωση και η προσοχή σας από τα task πάνω στα οποία δουλεύετε εκείνη τη στιγμή και έτσι να χάνετε πολύτιμο χρόνο.
Όταν είστε συγκεντρωμένοι σε ένα πράγμα τότε είστε πιο παραγωγικοί πάνω σε αυτό. Με το να γυρνάτε συνεχώς πίσω σε δουλειές και να πρέπει να ξαναβρείτε τη συγκέντρωση και την έμπνευσή σας.
5. Κρατήστε το Χώρο σας σε Τάξη
Είναι αποδεδειγμένο πως ένας αρμονικός χώρος εργασίας κάνει τους εργαζόμενους περισσότερο παραγωγικούς και πρόθυμους να εργαστούν. Το να κρατάτε το γραφείο σας τακτοποιημένο, σας κάνει πιο συγκεντρωμένους στη δουλειά σας. Επιπλέον σας εξοικονομεί χρόνο καθώς έχετε εύκολη πρόσβαση σε ό,τι αναζητάτε.
Επίσης, είναι πολύ βοηθητικό στην αρχή της ημέρας, μαζί με τη λίστα των ημερήσιων εργασιών σας, να ξεχωρίζετε και να έχετε συγκεντρωμένα όλα τα έγγραφα και τα αρχεία που χρειάζεστε για κάθε εργασία σας. Έτσι, όταν καταπιάνεστε με κάθε task δεν θα χάνετε χρόνο στην αναζήτησή τους και ταυτόχρονα τη συγκέντρωσή σας.
6. Ορίστε Μικρά Διαλείμματα Ανάμεσα από Κάθε Task
Το να κάνετε μια παύση ανάμεσα από δύο διαφορετικές εργασίες σας είναι εξαιρετικά ευεργετικό. Κάθε φορά που ολοκληρώνετε μια εργασία, δώστε στον εαυτό σας μερικά λεπτά ξεκούρασης προτού να ξεκινήσει την επόμενη. Κάντε μια βόλτα στο γραφείο, πιείτε λίγο νερό, φάτε ένα φρούτο, κάντε διατάσεις κ.α. Ειδικά για όσους δουλεύουν μπροστά από έναν υπολογιστή, είναι απαραίτητο να παίρνουν απόσταση από την οθόνη μετά από κάθε task προκειμένου να ξεκουράζονται τα μάτια και η σκέψη.
Πέρα από τα μικρά διαλείμματα ανάμεσα στα διαφορετικά tasks είναι εξίσου σημαντικό να κάνετε και ένα μεγαλύτερο κατά τη διάρκεια ολόκληρου του οραρίου εργασίας σας. Οι συνεχόμενες ώρες δουλειάς μας κουράζουν κάνοντας μας λιγότερο παραγωγικούς. Ένα διάλειμμα είναι πάντα απαραίτητο προκειμένου να ανακτήσουμε τις δυνάμεις μας και να ξεκινήσουμε και πάλι να δουλεύουμε αποδοτικά.
Η σωστή διαχείριση του χρόνου στην εργασία είναι ένα από τα πιο σημαντικά soft skills που μπορεί να διαθέτει κάποιος και που οι επιχειρήσεις αναζητούν στους εργαζόμενούς τους. Αξιοποιώντας σωστά το χρόνο σας στην εργασία θα καταφέρετε να απελευθερώσετε πολύτιμο χρόνο για να διαθέσετε στον εαυτό σας και θα επιτύχετε τελικά την ισορροπία στην καθημερινότητά σας.
